试述会计电算化的应用与管理

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　段后军　李胜业
　　
　　改革是振兴我国经济的必由之路，也是建立有中国特色的社会主义会计的必由之路。在深化经济体制改革的过程中，财务管理与成本核算的改革问题越来越受到大家的关注。在科技高速发展的今天，利用计算机替代人工手工记帐已成为现实，为实现会计数据信息的高速传递及上报提供了可靠的物质保障。所谓会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，即采用电子计算机替代人工记帐、算帐、报帐，以及对会计信息进行分析和利用的工程。利用电子计算机进行会计核算和会计管理，实现会计电算化，是规范会计工作及会计工作现代化的重要组成部分，是深化会计改革、贯彻新《会计法》、进一步提高会计工作水平和质量的迫切需要。
　　
　　一、会计电算化的工作原理
　　
　　会计电算化是将繁琐、单调、机械性较强的会计核算工作交由计算机进行处理，提高会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策，加强财务管理。使财务管理工作电算化，将会计数据进行汇总、统计、分析，提供宏观管理所必需的决策数据是现代化财务管理的主要内容。会计电算化是管理现代化和会计自身改革和发展的客观需要，是时代发展的必然，是会计工作的发展方向。在会计核算电算化的基础上，提高数据分析处理的自动化和科学化是财会工作向高水平发展的重要前提。
　　
　　会计电算化是把系统工程、电子计算机技术等科学与会计理论和方法融为一体，通过货币计量信息和其它有关信息的输入、存储、运算和输出，运用最新科技成果，以现代机器工作取代手工操作，实现会计工作方式的变革和人的解放，提供计划和控制经济过程需要的会计信息。会计电算化是会计工作从核算型向管理型转变的必然趋势，是现代会计工作的发展方向，它在经济管理工作中开始发挥越来越重要的作用。大力发展会计电算化事业，也是深化会计改革，进一步提高治黄事业会计工作水平的迫切要求。
　　
　　二、会计电算化在我局中的实际应用
　　
　　我局是1998年11月由黄委会组织的第一批会计电算化试点单位，经省局、黄委会会计电算化验收领导小组实际验收与测验率先于2002年1月1日正式实行的会计电算化。
　　
　　自1998年11月份我局参加黄委会计电算化试点以来，会计电算化的高速、快捷、方便等特性已通过四年的会计决算及季报、月报、数据的查询、提取与手工记帐的差别越来越明显的突出起来。充分利用用友会计电算化软件（我局会计电算化试点安装的是黄委统一配置的用友软件公司提供的会计电算化程序）所提供的总帐、工资、固定资产、UFO报表功能，极大的提高了会计数据的统计、数据共享、汇总效率与精确度。
　　
　　三、会计电算化的操作与管理
　　
　　通过四年半的会计电算化的试点与程序运行，深刻体会到要使整个系统能高效、稳定、安全地运行起来，避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、纠正，同时保证会计电算化信息资源的正确性、完整性和连续性，达到尽早甩脱手工帐，完全实现电算化之目的，不但要多方面练习与操作、尽快提高自身的业务水平、熟悉会计电算化程序运行的过程，还要确保系统安全、稳定的运行。必须严格按照计算机操作规程及各项规章制度去做，以免出现大的错误。
　　
　　上机人员必须严格按照各自的权限进行操作，不得越权，为防止此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；不能使用来历不明的软盘和进行各种非法拷贝工作，以防病毒传入；未经批准，不能使用格式化和删除等ＤＯＳ命令；严禁在微机内安装或运行游戏软件。
　　
　　为更好地完成系统维护任务，及时、全面、准确地了解故障发生原因、地点、时间以及处理方法和处理结果等情况是非常必要的，为此应制定：1、所有上机操作人员必须详细登记上机操作情况，要求填写日期、操作员姓名、操作内容、运行时间和运行情况。2、操作过程中若没有问题则应在运行情况栏填写运行正常字样，若有问题则应及时登记记录，并向系统管理员报告。3、系统维护员在维护过程中发现的异常现象和处理方法、处理结果都应有明确记载。对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须另外填写运行故障报告单，并向系统管理员汇报。4、操作记录每月装订成册，日常由档案管理员妥善保管，年终整理归档。5、要真实完整地填写操作记录。对发生问题不登记者，将根据问题的严重程度，按有关制度予以处理。
　　
　　上报主管部门的会计报表，根据主管部门要求的格式上报。内部会计报表，根据主管领导要求来设定。对内部基层部门上报的会计报表格式也要由主管领导统一规定，一经确定不允许轻易变动。严格遵循报表处理程序。由计算机自动生成的会计报表，与帐簿数据必须衔接一致。存贮在硬盘上的会计报表数据必须建立软盘备份，备份次数每月不得少于一次。做备份前要填写《备份数据登记簿》。每月的会计报表必须以书面形式打印出来，并经主管领导审阅签字或盖章。每月的会计报表必须以软盘和书面两种形式并存，软盘会计报表和书面会计报表的数据必须一致。每年年终时，必须将全年会计报表数据（包括备份软盘和打印书面报表）统一整理，转档案管理员办理存档手续。
　　
　　根据会计电算化程序运行的特点还应健全相应的系统维护与管理制度：
　　
　　（一）、对系统维护的任务
　　
　　１、实施对系统的日常检查和维护，以保证系统的正常运行；
　　
　　２、在系统发生故障时，排除故障和恢复运行；
　　
　　３、根据电算化工作实际需要，提出系统扩充报告，上报主管领导；
　　
　　４、在系统扩充时负责安装、调试，直至运行正常；
　　
　　５、在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。
　　
　　（二）、对硬件系统的维护
　　
　　１、硬件设备的管理：会计电算化专用硬件设备由财经科统一管理和使用，其他部门一般情况下不得使用，确需使用时必须经主管领导批准，并确认不影响会计电算化之正常工作，必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间等事项。会计电算化硬件设备专门用于运行帐务处理系统、报表处理系统和其它会计事务处理软件。任何人不得用于对外服务。为保证硬件安全，不得带电拔插任何接口线路及打印电缆、显示器连接线等。
　　
　　２、硬件设备的维护：会计电算化硬件设备的维护工作由系统维护员负责进行，一般维护工作需填写《系统维护登记表》，大的硬件维护还需做系统维护报告，报系统管理员。会计科目不得随意改动、增删，在每年年初，由会计主管批准并授权有关人员进行一次性改动，原则上年中不许改动、增删会计科目，确需变动的要经主管领导批准，并作相应的并帐、分帐、撤帐等处理。
　　
　　（三）、对会计软件的升级
　　
　　应经主管领导批准，由系统管理员组织，系统维护员具体实施，并编写升级报告，形成文档进入档案。
　　
　　（四）、对会计软件的管理
　　
　　1、会计软件的升级与更换，必须统一规划、以地（市）局为单位统一管理，不得随意更换或处理。财务处在获得会计软件的同时，必须做软盘备份，并分别存放在档案室、机房和财务处的专用铁柜内，存放在档案室的备份软件由档案管理员管理，存放在其它两处的备份软件由数据管理员统一保管。
　　
　　2、运行中的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。
　　
　　（五）、对电算化会计档案的管理和利用
　　
　　电算化会计档案是电算化会计活动的产物，又是电算化会计活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理，是电算化会计工作连续进行的保证；是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证；是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此必须做好：会计凭证的收集和整理、会计帐簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。
　　
　　存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份。根据《帐务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定，帐务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次。备份的软盘与档案管理员办理存档手续。用做备份的软盘必须妥善保管。备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封。备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮。双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。
　　
　　只有认真按照财政部发布的《会计电算化工作规范》来管理、使用、维护计算机，才能真正做好单位内部信息资源的共享，充分发挥会计电算化的快捷、方便，保障会计电算化工作的顺利、全面展开，有机地将会计核算、物资管理工作及系统安全有效地长期运行提供可靠的数据保障，从而促进黄河系统财会电算化网的数据共享长期有效、稳定地发展下去，使财会人员真正摆脱繁琐、单调、机械的手工操作，提高会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，更好地为单位的经营决策、财务管理以及整个治黄事业服好务，保障会计电算化会计工作的顺利开展。
　　
　　
　　作者垦利县黄河河务局
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